PROCESOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCESOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Planeación

Planificar es la piedra angular de este proceso, ya que de esta se derivarán las subsiguientes acciones a seguir. Para realizar un proceso eficiente es necesario considerar lo siguiente:
 Contar con objetivos claros.
Estudiar el ambiente bajo el cual se realizará el trabajo.
Identificar y asignar las tareas que ayudarán a lograr los objetivos.
Realizar un plan integral de logros, donde se destaquen los elementos creativos que ayuden a desempeñar eficazmente el trabajo.
Determinar las políticas, métodos y procedimientos requeridos para el desempeño de la labor.
Crear sistemas de alerta que permitan anticipar acciones ante problemas futuros
Actualizar constantemente los planes, considerando los resultados de los controles ejercidos sobre los mismos.

• Organización

Para alcanzar el éxito se deben coordinar todos los recursos humanos, financieros y materiales que estén relacionados con el trabajo que se va a realizar. Esto implica el establecimiento de un conjunto de reglas y asignaciones de tareas que deben seguir rigurosamente las personas que estén involucradas. Algunas de estas actividades son:
Dividir el trabajo considerando las unidades de operación.
Agrupar las tareas por los puestos de trabajo.
Estructurar las unidades operativas con criterios de manejabilidad y afinidad de la labor.
Seleccionar al personal que posea las aptitudes requeridas para determinado puesto de trabajo.
Establecer ajustes en las actividades ejecutadas, con base en lo que arrojen los resultados de control de las mismas.

• Dirección o ejecución

Para cumplir con las estrategias planificadas y organizadas es necesario tomar las acciones que las inicien y les den continuidad. Entre estas medidas están las de dirigir la actividad y propiciar el desarrollo del empleado en lo laboral y personal, para que así esta motivación se traduzca en el logro eficiente del objetivo. Estas estrategias pueden ser:
Guiar e incentivar al grupo para que alcancen el objetivo.
Establecer una comunicación directa, abierta y transparente con cada uno de los involucrados, directa o indirectamente, en el trabajo.
Desarrollar las potencialidades de cada miembro.
Crear incentivos para los empleados que se destaquen en determinados criterios pre-establecidos, como la creatividad, rapidez en la culminación, entre otros.
Establecer mecanismos de evaluación constante del proceso de ejecución, a fin de rectificar acciones en caso de ser requerido.

• Control

Es importante implantar estrategias para comprobar que lo planificado, organizado y ejecutado esté progresando de forma satisfactoria y efectiva hacia el alcance del objetivo. Esto permitirá tomar decisiones de sustitución de actividades o de reorientación del proceso, que permitan optimizarlo. Estas podrían ser algunas de las acciones a seguir:
Establecer comparaciones de los resultados con los planes generales de la empresa.
Evaluar el producto de la labor, tomando como base los estándares de desempeño de la misma.
Hacer públicos los medios a ser utilizados en las mediciones.
Comunicar las sugerencias al personal responsable, para así poder corregir las acciones que sean necesarias.

Referencias

Money Matters (2018). Administrative Management Functions of Modern Office. Account Learning. Tomado de: accountlearning.com.

My MBA Guide (2018). Administrative or Management Functions of an Office. Tomado de: mymbaguide.com.

Managers-Net (2018). Administrative management. Tomado de: managers-net.com.

ABCM (2018). Learn the importance of administrative management to business. Tomado de: myabcm.com.

Van Vliet (2011). Five Functions of Management (Fayol). Toolshero. Tomado de: toolshero.com.